ARCHIVACE ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Evidence účetních dokladů - úvod

Zajisté jste se někdy setkali s problémem, jakým způsobem budete archivovat Vaše účetní doklady. V jistých případech, tedy pokud jste vlastníkem nějaké větší společnosti či firmy máte několik desítek účetních dokladů denně a pro zpětnou evidenci a dohledání je musíte určitým způsobem archivovat. Nejedná se o žádnou prkotinu, ale o problém, který může být opravdu zásadní, jelikož účetní doklady musejí být neustále na dosah, kdyby přišla kontrola z úřadů. 

Nastává tedy řešení problému, které může mít dva následující průběhy a je prakticky jenom na Vás, jakou formu si zvolíte. Buď budete archivovat Vaše účetní doklady ve Vaší firmě, budete tedy řešit, jaký systém si pro archivaci účetních dokladů zvolíte a hlavně, kde budete účetní doklady archivovat. To jsou problémy, které mohou zabránit v tom, abyste Vy, jako majitel dané společnosti s archivací účetních dokladů pokračoval. 

Správu a archivaci Vašich účetních dokladů si můžete tedy zajistit sami, ale kde účetní doklady archivovat? Denně doslova protečou firmou několika desetitisícové částky a několik účetních dokladů se opravdu velice jednoduše ztratí. Jak tedy účetní doklady archivovat? Pronajmout si například menší sklad, kde budou umístěny pouze Vaše papíry? Umisťovat účetní doklady v jedné místnosti ve Vaší firmě? Prostory se dají využít daleko efektivněji a lépe, než pro uložení neskutečného množství papírů. Ale to není jediný problém, který budete v tomto případě muset řešit. Dále jsou zde problémy, jaký systém si pro archivaci účetních dokladů zvolit. Jestli se někdo ptáte na jaký systém, odpověď je jednoduchá. Musíte mít určitý systém v samotné archivaci dat, kterou chcete dělat. Systém hlavně v tom, pro případ zpětného dohledání. Aby měl například každý účetní doklad své číslo a pod ním byl například v počítačovém programu zaevidován. Vše tedy bude daleko jednodušší, přehlednější a také pohodlnější. 

Zpětné dohledání  při archivaci účetních dokladů je prakticky to nejhorší a nejobtížnější, co může nastat. Pokud budete účetní doklady archivovat bez jakéhokoliv systému a řádu, za chviličku se z toho buď zblázníte, nebo bude Vaše archivace účetních dokladů prakticky k ničemu. 

Vaše evidence účetních dokladů, tedy archivace účetních dokladů musí být naprosto přesná, mít svůj určitý řád a hlavně pořádek, ve kterém se vždycky a za všech okolností snadno vyznáte. Nejedná se tedy pouze o uložení účetních dokladů do příslušné místnosti, ale také o evidenci, správné zařazení a snadnou zpětnou vazbu, tedy zpětné dohledání archivovaného účetního dokladu.